Secretaresse Corporate Real Estate & Facilities - Nederlandse Organisatie voor toegepast-natuurwetenschappelijk onderzoek TNO
Secretaresse Corporate Real Estate & Facilities - Nederlandse Organisatie voor toegepast-natuurwetenschappelijk onderzoek TNO
Solliciteer direct op deze vacature
Samenvatting
Geplaatst in:Over deze vacature
Superafwisselende, secretarieel ondersteunende functie bij TNO in Den Haag
Jouw baan is superafwisselend: de hele dag switch je tussen verschillende taken en telkens kijk je wat waar nodig is. Je ondersteunt binnen CREF drie managers en hun afdelingen: de afdeling Onderzoeksfaciliteiten die zich voornamelijk richt op veiligheid, gezondheid en milieu (SHE); de afdeling Beheer & Onderhoud die zich voornamelijk richt op het beheren en onderhouden van technische installaties en de afdeling Facilitaire Zaken, die zorgt voor goede facilitaire diensten en werkplekken op de verschillende locaties.
In deze functie zorg jij voor de (complexe)agenda en mailbox van de managers die aan jou zijn toegewezen. Je plant niet alleen vergaderingen en afspraken, maar denkt ook proactief mee over hoe hun tijd het beste ingedeeld kan worden, zodat je hen echt ontzorgt.
Je sluit minstens eenmaal per kwartaal aan bij (afdeling)overleggen op een TNO-locatie, notuleert (eventueel gebruik AI) o.a. vergaderingen m.b.t. veiligheid, gezondheid en milieu en helpt mee met het actiemanagement. Je ondersteunt bij het organiseren van de trainingen op SHE-gebied in het TNO-systeem en helpt met het up-to-date houden van relevante Sharepointpagina’s op TNO Net.
Verder ben je betrokken bij de organisatie van diverse activiteiten, zoals afdelingsuitjes, strategiedagen en workshops. Hierbij toon je jouw organisatie talent en zorg je voor een vlekkeloze uitvoering.
Je zorgt dat het onboarding-proces van nieuwe medewerkers goed wordt opgestart, regelt vergaderruimten, verstuurt bloemen bij speciale gelegenheden, voert administratieve taken uit zoals het aanvragen van inkooporders en het doen van bestellingen. En beantwoordt vragen, bijvoorbeeld over de TNO-systemen. Weet je het antwoord even niet? Geen probleem, jij checkt het bij je collega’s. Je bewaart altijd het overzicht, zowel voor jezelf als de managers. En zie je dat iets beter kan? Laat het horen. Wij waarderen het als je meedenkt. Daarnaast kun je overige afdelings- of TNO-brede taken oppakken. Zo wordt jouw baan nooit saai!
TNO innoveert voor een gezonder, veiliger en duurzamer leven. En voor een sterke economie. Sinds 1932 ontwikkelen zij kennis en technologie voor het algemeen belang. Je vindt elkaar in verwondering en vindingrijkheid, en gedrevenheid om grenzen te verleggen. Voor jouw talent en ambitie is er alle ruimte en ondersteuning. Je werkt samen met mensen die aan je gewaagd zijn, die jou inspireren én van jou willen leren. Wat je bij TNO doet, doet ertoe: impact maakt het verschil. Want met elke innovatie draag je bij aan het leven van morgen.
Wat wij jou bieden
Uitdagend én afwisselend werk met serieuze impact. En volop kansen, want bij TNO heb je grotendeels zelf de regie over je carrière. Naast een bruto (fulltime) maandsalaris tussen € 2850,- en € 4.200,- (afhankelijk van je kennis en ervaring), vakantiegeld (8,33%) en een dertiende maand (8,33%), krijg je alle mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen.
Wat je ook mag verwachten:
- Een uiterst professionele, innovatieve werkomgeving, met topexperts als collega’s.
- Mogelijkheid om cursussen, opleidingen en workshops te volgen en congressen te bezoeken, en coaching als je daar behoefte aan hebt.
- 25 vakantiedagen en 8 ADV dagen (bij een fulltime dienstverband).
- Een werkgever die divers talent waardeert en stimuleert, met initiatieven als het Female Leadership Programma, onze Rainbow Community en round tables over inclusiethema’s.
- Een uitgebreide en flexibele mobiliteitsregeling, inclusief volledige vergoeding van openbaar vervoer voor woon-werk en zakelijke reizen.
- Gezellige activiteiten met je team en andere TNO'ers. Zo leer je snel veel mensen kennen.
- Flexibele werktijden, de mogelijkheid om parttime (32 of 36 uur) te werken en de mogelijkheid om thuis te werken.
- Een goede pensioenregeling.
Wie ben jij?
- Een proactieve en georganiseerde secretaresse met ruime ervaring in managementondersteuning. Voor deze veelzijdige rol heb je een hands-on mentaliteit en vind je het leuk om deze nieuwe functie op te zetten en uit te breiden.
- Je bent communicatief vaardig, nauwkeurig en kan goed zelfstandig werken zonder de verbinding te verliezen. Je hebt een afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau bij voorkeur in de richting van management assistentie, secretariële/project ondersteuning of administratie.
- Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en de Engelse taal beheers je goed, zowel mondeling als schriftelijk.
- Je hebt een goede beheersing van gangbare Microsoft Office systemen, zoals Outlook, Teams, Word en SharePoint en interesse om je te ontwikkelen met AI-systemen (Copilot).
Voor deze veelzijdige functie als secretaresse verwachten wij dat je beschikt over uitstekende organisatorische vaardigheden en een proactieve instelling. Je bent communicatief sterk, zowel schriftelijk als mondeling, en weet je gemakkelijk aan te passen aan verschillende situaties. Daarnaast heb je oog voor detail en een natuurlijke neiging om processen efficiënt te bewaken .Je bent een toegankelijk aanspreekpunt voor collega’s en je helpt bij ad-hoc verzoeken. Of het nu gaat om het verwelkomen van bezoekers of het ondersteunen bij praktische vragen, je bent flexibel en altijd bereid om mee te denken en te helpen.
Angela helpt je graag.
Zo verloopt een succesvolle sollicitatie:
Sollicitatie
Als je op een interessante vacature reageert, nodigt de betreffende consultant je binnen enkele dagen uit voor een vrijblijvende kennismaking.
Analyse
Samen met de consultant onderzoek je of jouw profiel goed aansluit bij de functie. Ook breng je in kaart of de organisatie en jouw ambities goed met elkaar matchen.
Introductie
Als de match van beide kanten klopt, start je binnen 2 weken met de eerste sollicitatieronde bij je potentiële nieuwe werkgever.
Vervolggesprek(ken)
Afhankelijk van de procedure nodigt de consultant je namens de organisatie uit voor de volgende gespreksronde(s) en eventueel een assessment.
Aanbod
Bij een geslaagde match ontvang je een aantrekkelijk aanbod. Wij geven je graag advies over een realistische invulling van de arbeidsvoorwaarden.
Veelgestelde vragen over onze vacatures
Via YER kom je in contact met inspirerende organisaties door heel Nederland en daarbuiten. Staat jouw vraag er niet tussen? Neem dan contact op met ons team.
Voor kandidaten zijn er verschillende contractvormen mogelijk. Ben je een starter dan geeft een YER-traineeship je de mogelijkheid om kennis te maken met interessante werkgevers. Met een detacheringscontract van YER ben je als professional op tijdelijke basis verbonden aan een opdrachtgever. In beide gevallen kun je na afloop van je YER-contract in dienst treden bij de werkgever. Ben je een ervaren specialist, manager of directielid dan brengen onze consultants je direct in contact met interessante organisaties. Afhankelijk van de vacature krijg je een tijdelijk of vast contract, of je gaat aan de slag als interimmer.
Onze consultantteams zijn gespecialiseerd in een veelheid aan branches en vakgebieden. Wil je weten welke vacatures of carrièremogelijkheden wij voor jouw specialisme bieden, neem dan contact op voor een oriënterend gesprek.
In welke carrièrefase je ook zit, wij begeleiden je bij iedere stap en verbinden je aan vooraanstaande werkgevers door heel Nederland. Met onze uitgebreide netwerk, focus op ontwikkeling en persoonlijke begeleiden wij kandidaten bij het waarmaken van hun ambities. Meer weten? Ontdek wat wij voor jou als kandidaat kunnen betekenen.
Wij verzamelen je persoonsgegevens vanaf het moment dat je ze invult of achterlaat op onze website, of je op andere wijze aanmeldt of wordt aangemeld om gebruik te maken van onze dienstverlening. De gegevens die via het gebruik van deze website worden verzameld, zullen alleen worden verwerkt en bijgehouden, zoals beschreven in onze Privacy Statement. Wij zetten ons in voor de bescherming van je privacy en de veiligheid van je gegevens, en respecteren alle wet- en regelgeving inzake privacy.
Ook interessant...
Via YER kom jij in contact met inspirerende vacatures. Je kijkt bij allerlei werkgevers in de keuken en verbreedt je horizon. Ons netwerk aan opdrachtgevers is groot en groeit iedere dag.