Secretaresse - Nederlandse Organisatie voor toegepast-natuurwetenschappelijk onderzoek TNO
Secretaresse - Nederlandse Organisatie voor toegepast-natuurwetenschappelijk onderzoek TNO
Solliciteer direct op deze vacature
Samenvatting
Geplaatst in:Over deze vacature
Versterk het BIOS team van TNO in Den Haag
Over de functie
TNO is op zoek naar een enthousiaste Secretaresse om hen te versterken. In deze rol ben je verantwoordelijk voor diverse ondersteunende taken voor drie afdelingen: Security, Research Information Support en Operational Excellence & Auditing. Je zorgt voor een soepel verloop van de dagelijkse werkzaamheden en biedt ondersteuning aan de managers. Je bent onderdeel van het BIOS secretariaat (Business Information & Operations Services) dat bestaat uit vier collega’s. Je hebt je eigen aandachtsgebied, afdelingen en verantwoordelijkheid, maar je werkt ook samen met hen. BIOS is onderdeel van de Services Organisatie van TNO en ondersteunt TNO's toegepast onderzoek met systemen, diensten en advies.
Als Secretaresse ben je verantwoordelijk voor:
- Beheren van (complexe) agenda’s en plannen van afspraken voor de managers van drie afdelingen.
- Boeken van vergaderruimten.
- Boeken van externe vergaderlocaties voor trainingen of bijeenkomsten (event management). Denk hierbij aan teamoverleggen, strategiedagen en andere evenementen, waarbij je verantwoordelijk bent voor het contact met de locatie, de logistieke zaken, de catering en materialen.
- Bijhouden van actie- en besluitenlijsten en verslaglegging (eventueel gebruik AI).
- Zorgen voor een efficiënt documentbeheer en archivering op SharePoint.
- Redigeren, plaatsen en bijhouden van nieuwsberichten en relevante informatie van de afdelingen op de Intranetpagina’s ( SharePoint).
- Ondersteuning leveren bij ISO audits ( inplannen afspraken).
- Ondersteuning leveren bij het geven van training en opleiding binnen TNO over systemen en diensten die wij aan de TNO organisatie leveren (planning maken, ruimte/zalen en catering boeken, hulp geven bij verkrijgen communicatiemateriaal).
- Zorgen dat het onboarding proces van nieuwe medewerkers goed wordt opgestart.
- Uitvoeren van administratieve taken zoals het aanvragen van inkooporders en het doen van bestellingen.
- Aanmelden en ontvangen van bezoekers.
Je bent een toegankelijk aanspreekpunt voor collega’s en je helpt bij ad-hoc verzoeken. Of het nu gaat om het verwelkomen van bezoekers of het ondersteunen bij praktische vragen, je bent altijd bereid om mee te denken en te helpen. Met jouw ondersteuning en gestructureerde en proactieve aanpak zorg je ervoor dat alle werkzaamheden efficiënt en effectief worden uitgevoerd.
TNO innoveert voor een gezonder, veiliger en duurzamer leven. En voor een sterke economie. Sinds 1932 ontwikkelen zij kennis en technologie voor het algemeen belang. Je vindt elkaar in verwondering en vindingrijkheid, en gedrevenheid om grenzen te verleggen. Voor jouw talent en ambitie is er alle ruimte en ondersteuning. Je werkt samen met mensen die aan je gewaagd zijn, die jou inspireren én van jou willen leren. Wat je bij TNO doet, doet ertoe: impact maakt het verschil. Want met elke innovatie draag je bij aan het leven van morgen.
Wat wij jou bieden
Uitdagend én afwisselend werk met serieuze impact. En volop kansen, want bij TNO heb je grotendeels zelf de regie over je carrière. Naast een bruto (fulltime) maandsalaris tussen € 2850,- en € 4.200,- (afhankelijk van je kennis en ervaring), vakantiegeld (8,33%) en een dertiende maand (8,33%), krijg je alle mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen.
Wat je ook mag verwachten:
- Een uiterst professionele, innovatieve werkomgeving, met topexperts als collega’s.
- Mogelijkheid om cursussen, opleidingen en workshops te volgen en congressen te bezoeken, en coaching als je daar behoefte aan hebt.
- 25 vakantiedagen en 8 ADV dagen (bij een fulltime dienstverband).
- Een werkgever die divers talent waardeert en stimuleert, met initiatieven als het Female Leadership Programma, onze Rainbow Community en round tables over inclusiethema’s.
- Een uitgebreide en flexibele mobiliteitsregeling, inclusief volledige vergoeding van openbaar vervoer voor woon-werk en zakelijke reizen.
- Gezellige activiteiten met je team en andere TNO'ers. Zo leer je snel veel mensen kennen.
- Flexibele werktijden, de mogelijkheid om parttime (32 of 36 uur) te werken en de mogelijkheid om thuis te werken.
- Een goede pensioenregeling.
Wie ben jij?
- Een proactieve en georganiseerde secretaresse met ruime ervaring in managementondersteuning. Voor deze veelzijdige rol heb je een hands-on mentaliteit en vind je het leuk om deze nieuwe functie op te zetten en uit te breiden.
- Je bent communicatief vaardig, nauwkeurig en kan goed zelfstandig werken zonder de verbinding te verliezen. Je hebt een afgeronde opleiding op minimaal MBO-4 niveau bij voorkeur in de richting van management assistentie, secretariële/project ondersteuning of administratie.
- Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en de Engelse taal beheers je goed, zowel mondeling als schriftelijk.
- Je hebt een goede beheersing van gangbare Microsoft Office systemen, zoals Outlook, Teams, Word en SharePoint en interesse om je te ontwikkelen met AI-systemen (Copilot).
Je bent een toegankelijk aanspreekpunt voor collega’s en je helpt bij ad-hoc verzoeken. Of het nu gaat om het verwelkomen van bezoekers of het ondersteunen bij praktische vragen, je bent flexibel en altijd bereid om mee te denken en te helpen. Met jouw ondersteuning en gestructureerde en proactieve aanpak zorg je ervoor dat alle werkzaamheden efficiënt en effectief worden uitgevoerd. Verder belangrijk: Samenwerking, betrouwbaar, communicatief.
Angela helpt je graag.
Zo verloopt een succesvolle sollicitatie:
Sollicitatie
Als je op een interessante vacature reageert, nodigt de betreffende consultant je binnen enkele dagen uit voor een vrijblijvende kennismaking.
Analyse
Samen met de consultant onderzoek je of jouw profiel goed aansluit bij de functie. Ook breng je in kaart of de organisatie en jouw ambities goed met elkaar matchen.
Introductie
Als de match van beide kanten klopt, start je binnen 2 weken met de eerste sollicitatieronde bij je potentiële nieuwe werkgever.
Vervolggesprek(ken)
Afhankelijk van de procedure nodigt de consultant je namens de organisatie uit voor de volgende gespreksronde(s) en eventueel een assessment.
Aanbod
Bij een geslaagde match ontvang je een aantrekkelijk aanbod. Wij geven je graag advies over een realistische invulling van de arbeidsvoorwaarden.
Veelgestelde vragen over onze vacatures
Via YER kom je in contact met inspirerende organisaties door heel Nederland en daarbuiten. Staat jouw vraag er niet tussen? Neem dan contact op met ons team.
Voor kandidaten zijn er verschillende contractvormen mogelijk. Ben je een starter dan geeft een YER-traineeship je de mogelijkheid om kennis te maken met interessante werkgevers. Met een detacheringscontract van YER ben je als professional op tijdelijke basis verbonden aan een opdrachtgever. In beide gevallen kun je na afloop van je YER-contract in dienst treden bij de werkgever. Ben je een ervaren specialist, manager of directielid dan brengen onze consultants je direct in contact met interessante organisaties. Afhankelijk van de vacature krijg je een tijdelijk of vast contract, of je gaat aan de slag als interimmer.
Onze consultantteams zijn gespecialiseerd in een veelheid aan branches en vakgebieden. Wil je weten welke vacatures of carrièremogelijkheden wij voor jouw specialisme bieden, neem dan contact op voor een oriënterend gesprek.
In welke carrièrefase je ook zit, wij begeleiden je bij iedere stap en verbinden je aan vooraanstaande werkgevers door heel Nederland. Met onze uitgebreide netwerk, focus op ontwikkeling en persoonlijke begeleiden wij kandidaten bij het waarmaken van hun ambities. Meer weten? Ontdek wat wij voor jou als kandidaat kunnen betekenen.
Wij verzamelen je persoonsgegevens vanaf het moment dat je ze invult of achterlaat op onze website, of je op andere wijze aanmeldt of wordt aangemeld om gebruik te maken van onze dienstverlening. De gegevens die via het gebruik van deze website worden verzameld, zullen alleen worden verwerkt en bijgehouden, zoals beschreven in onze Privacy Statement. Wij zetten ons in voor de bescherming van je privacy en de veiligheid van je gegevens, en respecteren alle wet- en regelgeving inzake privacy.
Ook interessant...
Via YER kom jij in contact met inspirerende vacatures. Je kijkt bij allerlei werkgevers in de keuken en verbreedt je horizon. Ons netwerk aan opdrachtgevers is groot en groeit iedere dag.