Bestuurssecretaresse - Gemeente Helmond

De uitdaging 

Als Bestuurssecretaresse voor de wethouders van Gemeente Helmond weet je precies waar en wanneer je nodig bent om ondersteuning te bieden. De taak om alles netjes voor de wethouders te regelen, pak je automatisch op. Als secretaresse signaleer je, plan je vooruit en denk je mee. Je hoort en ziet veel en weet wanneer het daarbij moet blijven. 

Je bent een teamplayer. Je werkt als aanspreekpunt voor een wethouder en zijn bestuursadviseur. Je komt te werken binnen het bestuurssecretariaat met 6 andere collega’s. Samen zorg je voor de ondersteuning voor de wethouders. Dit is een enthousiast team dat zich met veel ambitie inzet. Het deelteam van het bestuurssecretariaat vormt samen met de collega’s die voor de burgemeester en directie werken (secretariaat en advies) een team Bestuurs- en Directieadvies en -Ondersteuning. 

De ontwikkelingen binnen het secretariaat en de gemeente gaan snel en het is zaak dat wij daar goed op zijn voorbereid. De invloed van nieuwe digitale middelen, de rol van de klant/inwoner en het type wethouder (of bestuurder), maakt dat er een proactieve servicegerichte dienstverlening wordt verwacht. Ons team werkt aanbod gestuurd en werkt met elkaar aan een optimale dienstverlening. Kortom, we nemen een zichtbare en reflecterende rol aan en anticiperen op de toekomst. 

Als Bestuurssecretaresse heb je onder andere met de volgende taken te maken: 

• Secretariële ondersteuning. Je zorgt voor een volledige, organisatorische, secretariële ondersteuning op verschillende onderwerpen. Je signaleert, plant vooruit en denkt mee. Daarbij staat de integriteit hoog in het vaandel. 
• Agendabeheer. Je bent verantwoordelijk voor de agenda en bewaakt deze waarbij je, eventueel in overleg, prioriteiten weet te stellen op basis van inzicht, inhoud en politiek-bestuurlijke verhoudingen. Deze werkzaamheden maken een groot deel uit van je tijd. 
• Mail. Je beheert de mailbox. Bespreking en verwerking van de mail in overleg, je bent daarbij vanuit eigen inzicht alert op belang en urgentie. Je voegt op eigen initiatief en naar eigen inzicht benodigde informatie toe voor de afhandeling en zorgt ervoor dat de mails behandeld worden. 
• Vergaderingen. Je zorgt ervoor dat de vergaderstukken voor de wethouder klaar staan in het digitale vergadersysteem. Je haalt ambtelijke adviezen op en bewaakt deadlines. Voor de beleidsoverleggen van de wethouder op maandag maak je de notulen en actielijsten. 
• Zelfstandigheid. De rol van Bestuurssecretaresse behoeft een grote mate van senioriteit en zelfstandigheid. Je vormt zowel intern als voor de externe omgeving een ‘buffer’, waarbij je verbanden moet kunnen leggen en belangen goed moet kunnen inschatten. 
• Samenwerking. Je werkt in koppels voor de wethouders en maakt daarbij onderdeel uit van het secretaresseteam, waar binnen je ook elkaar ondersteunt. Daarbij is samenwerking essentieel om de wethouders goed te ondersteunen. 
• Politiek & bestuur. Deze functie bevindt zich in een ambtelijk en politiek zeer gevoelige omgeving en bestuurlijke sensitiviteit is aan de orde. Het is daarom noodzakelijk dat je een afweging kunt maken tussen consequenties met een groot en maatschappelijk afbreukrisico. Je hebt contact met externe relaties. Intern ken jij jouw contacten en weet je wie je waarvoor nodig hebt. 

Gemeente Helmond is een stad in beweging met een echte 'hands-on' mentaliteit. Het gemeentelijk bestuur werkt nauw samen met inwoners, organisaties en maatschappelijke groepen om vernieuwende en creatieve oplossingen te ontwikkelen. De gemeente richt zich op doelen en minder op regels en systemen, wat ruimte biedt voor een dynamische werkomgeving.

Je werkt samen met een team enthousiaste collega’s binnen de gemeente en mag daarbij rekenen op een goede balans tussen werk en privé. We belonen jouw inzet en prestaties bovendien met een aansprekend salaris en aantrekkelijke extra’s. Onze arbeidsvoorwaarden op een rij:

• Concurrerend vast salaris, afhankelijk van kennis en ervaring;
• 25 vakantiedagen en 8,33% vakantietoeslag;
• Reiskostenvergoeding;
• Goede pensioenregeling;
• Extra-urenregeling: uitbetaling in salaris of tijd voor tijd;
• Intensieve en persoonlijke begeleiding;
• Desgewenst deelname aan een persoonlijk coachingstraject.

Ideale collega 

• Hbo werk- en denkniveau; 
• Werkervaring in een vergelijkbare rol binnen een organisatie, waar je een grote mate van (politiek-)bestuurlijke sensitiviteit hebt ontwikkeld; 
• Een servicegerichte en dienstverlenende instelling; 
• Goede (schriftelijke) uitdrukkingsvaardigheden en sociale vaardigheden; 
• Zelfstandig, reflectief, integer en assertief; 
• Een proactieve en flexibele houding;  
• MS Office/MS Teams en Outlook hebben geen geheimen voor jou.