Programmasecretaris
Programmasecretaris
Solliciteer direct op deze vacature
Samenvatting
Geplaatst in:Over deze vacature
Ben jij een ervaren Programmasecretaris en ben je voor 36 uur in de week beschikbaar? Dan zijn wij op zoek naar jou!
Voor een gemeente in Zuid Holland zijn wij op zoek naar en Programmasecretaris voor 36 uur in de week. Heb jij als Programmasecretaris een duidelijk organisatietalent en haal jij jouw energie uit zorgdragen dat alles op rolletjes loopt? Sta jij stevig in je schoenen, ben jij op je best bent wanneer je kunt organiseren en plannen? Ben je een kei in het houden van overzicht en lever je graag een inhoudelijke bijdrage, dan is deze functie wat voor jou!
Als programmasecretaris lever je een bijdrage aan de realisatie van de ambities van deze gemeente. Je biedt organisatorische en bestuurlijke ondersteuning aan de programmamanager en het programma. Je hebt signalerende, informerende en adviserende taken op verschillende aspecten in het programma en bewaakt de voortgang.
De belangrijkste taken die je hebt, zijn:
- Vervullen van een belangrijke rol in de ondersteuning van de programmamanager en het programmateam;
- Verantwoordelijk voor de voorbereiding, planning, agendering, verslaglegging van bestuurlijke overleggen of bijeenkomsten, communicatie met betrokken stakeholders initiëren, relatienetwerk opbouwen en onderhouden en bewaakt deadlines;
- Inhoudelijke en organisatorische voorbereiding en regie diverse ambtelijke en bestuurlijke overleggen en bijeenkomsten;
- Uitzetten en opvolgen van acties en werkzaamheden die uit de overleggen en bijeenkomsten voortvloeien;
- Je signaleert risico's tijdig en betrekt de juiste mensen bij beslissingen;
- Procesbewaking en meeschrijven aan project- en programmaplannen, voortgangsrapportages en andere relevante programma documenten;
- Je coördineert en draagt inhoudelijk bij aan bestuurlijke en ambtelijke besluitvorming;
- Je bent sparringpartner van de programma-manager, je bewaakt de voortgang van het programma en adviseert en rapporteert de programmamanager daarover;
- Je informeert en adviseert gevraagd en ongevraagd andere betrokkenen en geïnteresseerden binnen en buiten de project en programma-organisatie;
- Je levert tevens een bijdrage aan de verdere professionalisering van programma- en projectmanagement binnen IPM.
Bij iPM, het intergemeentelijk programma- & projectmanagementbureau van deze gemeente, werken ongeveer 140 enthousiaste professionals. Op deze afdeling werken project- en programmamanagers en –secretarissen aan complexe, multidisciplinaire en integrale programma's en projecten in het fysieke, economische en sociale domein. Samen zijn ze verantwoordelijk voor het leiden en ondersteunen van uitdagende programma’s en projecten binnen de gemeente, die diverse disciplines omvatten. Je gaat aan de slag in een dynamisch team van 25 project- en programmasecretarissen. Hoewel je zelfstandig aan projecten en/of programma's werkt, staan we altijd klaar om elkaar te helpen, kennis te delen en ons vak verder te professionaliseren.
Je werkt samen met een team enthousiaste collega’s binnen het ruimtelijk domein en mag daarbij rekenen op een goede balans tussen werk en privé. Jouw inzet en prestaties worden beloond met een aansprekend salaris en aantrekkelijke extra’s.
Hier zijn de arbeidsvoorwaarden op een rij:
- Concurrerend vast salaris, afhankelijk van kennis en ervaring;
- 25 vakantiedagen en 8,33% vakantietoeslag;
- 7,55% 13e maand uitkering;
- Reiskostenvergoeding of leaseauto;
- Goede pensioenregeling;
- Extra-urenregeling: uitbetaling in salaris of tijd voor tijd;
- Bovenstaand geldt bij samenwerking op contract, ZZP is natuurlijk ook mogelijk;
- Doorlopend uitdagende opdrachten in het ruimtelijk domein;
- Intensieve en persoonlijke begeleiding;
- Kans op deelname aan een persoonlijk coachingstraject;
- Inspirerende masterclasses.
Werken in programma's is helemaal jouw ding. Je bent omgevings- en resultaatgericht. Wij zoeken een echte verbinder die communicatief sterk is. Je hebt een sterk organisatorisch vermogen, dat wil zeggen dat jij zorgt dat alle stukken tijdig en volledig gereed zijn. Je bent proactief en denkt mee om het programma te laten slagen. Zelfstandig werken gaat je gemakkelijk af en je signaleert wat er speelt en leeft binnen en buiten de organisatie, en speelt hierop in en je bent analytisch en adviesvaardig.
Verder:
- Beschik je over een afgeronde hbo-opleiding, bij voorkeur binnen het ruimtelijk en/of publieke domein;
- Heb je minimaal drie jaar relevante werkervaring in een soortgelijke functie;
- Heb je ruime ervaring met verslaglegging;
- Heb je affiniteit met projectmatig werken;
- Kun je planmatig werken in een politiek-bestuurlijke omgeving;
- Schrijf je gemakkelijk en kan je de programmamanager hierbij ondersteunen;
- Ervaring binnen een gemeente heeft een pre.
Zo verloopt een succesvolle sollicitatie:
Sollicitatie
Als je op een interessante vacature reageert, nodigt de betreffende consultant je binnen enkele dagen uit voor een vrijblijvende kennismaking.
Analyse
Samen met de consultant onderzoek je of jouw profiel goed aansluit bij de functie. Ook breng je in kaart of de organisatie en jouw ambities goed met elkaar matchen.
Introductie
Als de match van beide kanten klopt, start je binnen 2 weken met de eerste sollicitatieronde bij je potentiële nieuwe werkgever.
Vervolggesprek(ken)
Afhankelijk van de procedure nodigt de consultant je namens de organisatie uit voor de volgende gespreksronde(s) en eventueel een assessment.
Aanbod
Bij een geslaagde match ontvang je een aantrekkelijk aanbod. Wij geven je graag advies over een realistische invulling van de arbeidsvoorwaarden.
Veelgestelde vragen over onze vacatures
Via YER kom je in contact met inspirerende organisaties door heel Nederland en daarbuiten. Staat jouw vraag er niet tussen? Neem dan contact op met ons team.
Voor kandidaten zijn er verschillende contractvormen mogelijk. Ben je een starter dan geeft een YER-traineeship je de mogelijkheid om kennis te maken met interessante werkgevers. Met een detacheringscontract van YER ben je als professional op tijdelijke basis verbonden aan een opdrachtgever. In beide gevallen kun je na afloop van je YER-contract in dienst treden bij de werkgever. Ben je een ervaren specialist, manager of directielid dan brengen onze consultants je direct in contact met interessante organisaties. Afhankelijk van de vacature krijg je een tijdelijk of vast contract, of je gaat aan de slag als interimmer.
Onze consultantteams zijn gespecialiseerd in een veelheid aan branches en vakgebieden. Wil je weten welke vacatures of carrièremogelijkheden wij voor jouw specialisme bieden, neem dan contact op voor een oriënterend gesprek.
In welke carrièrefase je ook zit, wij begeleiden je bij iedere stap en verbinden je aan vooraanstaande werkgevers door heel Nederland. Met onze uitgebreide netwerk, focus op ontwikkeling en persoonlijke begeleiden wij kandidaten bij het waarmaken van hun ambities. Meer weten? Ontdek wat wij voor jou als kandidaat kunnen betekenen.
Wij verzamelen je persoonsgegevens vanaf het moment dat je ze invult of achterlaat op onze website, of je op andere wijze aanmeldt of wordt aangemeld om gebruik te maken van onze dienstverlening. De gegevens die via het gebruik van deze website worden verzameld, zullen alleen worden verwerkt en bijgehouden, zoals beschreven in onze Privacy Statement. Wij zetten ons in voor de bescherming van je privacy en de veiligheid van je gegevens, en respecteren alle wet- en regelgeving inzake privacy.
Ook interessant...
Via YER kom jij in contact met inspirerende vacatures. Je kijkt bij allerlei werkgevers in de keuken en verbreedt je horizon. Ons netwerk aan opdrachtgevers is groot en groeit iedere dag.