Management Assistent Ruimtelijk Beleid & Ontwikkeling - Gemeente Eindhoven
Management Assistent Ruimtelijk Beleid & Ontwikkeling - Gemeente Eindhoven
Solliciteer direct op deze vacature
Samenvatting
Geplaatst in:Over deze vacature
Maak het verschil als Management Assistent Ruimtelijk Beleid & Ontwikkeling bij de gemeente
De gemeente Eindhoven is op zoek naar een ervaren Afdelingssecretaresse Ruimtelijk Beleid & Ontwikkeling.
Het is je taak om “jouw” managers te ontzorgen en overzicht te houden in hun dagelijkse werkzaamheden. Dit doe je vooral op secretarieel, maar ook op administratief vlak. Jij zorgt ervoor dat de afdelingshoofden goed voorbereid en met de juiste informatie op pad kunnen. Jij bent het eerste aanspreekpunt voor collega’s en relaties. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- Je beheert, bewaakt en zorgt voor de nauwkeurige planning en voorbereiding van de agenda van de afdelingshoofden. En brengt daar structuur in aan en schrikt er niet voor terug dat de agenda regelmatig aan verandering onderhevig is.
- Je organiseert in logistieke zin vergaderingen/overleggen, completeert vergaderstukken, verzorgt de verslaglegging (actiepunten) en bewaakt de voortgang en follow-up van afspraken en besluiten. Je ondersteunt de afdelingshoofden door het bijhouden van personeelsinformatie, het (digitaal) registreren en archiveren van stukken en zorgt ervoor dat (nieuwe) medewerkers hun plek snel weten te vinden en zich thuis voelen op de afdeling.
- Je doet voorstellen ter verbetering van geldende (interne) administratieve procedures en processen, zodat het werk efficiënter en overzichtelijker wordt.
- Binnen deze redelijk nieuwe sector ben jij de spin in het web en zie jij het als een uitdaging mee te bouwen aan de verschillende afdelingen.
Naast je rol als afdelingssecretaresse ben je ook secretaris van de Staatnamencommissie. Samen met de voorzitter stel je de agenda van de Commissie op, zorg je voor verslaglegging en bereid je besluitvorming straatnaamgeving voor. Ook ondersteun je de voorzitter bij het beantwoorden van vragen.
Met wie doe je dat?
Je komt te werken binnen de sector RBO. Deze sector bestaat uit 9 afdelingen, waarbij jij in je rol als Afdelingssecretaresse gaat ondersteunen bij maximaal 2 afdelingen. Binnen de afdeling werk je met het afdelingshoofd.
Jij en je collega's zorgen voor de structuur in het dagelijks werk van de afdelingshoofden van de sector, die veelal geleefd worden door hun agenda. Jullie planning en inzicht zorgen ervoor dat de managers kunnen doen waarvoor ze zijn aangesteld: sturen op de opgaves waarvoor ze staan en leidinggeven aan een groep zeer gemotiveerde en hardwerkende experts om dit allemaal in goede banen te leiden.
Je werkt samen met een team enthousiaste collega’s binnen het ruimtelijk domein en mag daarbij rekenen op een goede balans tussen werk en privé. We belonen jouw inzet en prestaties bovendien met een aansprekend salaris en aantrekkelijke extra’s. Onze arbeidsvoorwaarden op een rij:
- Concurrerend vast salaris, afhankelijk van kennis en ervaring;
- 25 vakantiedagen en 8,33% vakantietoeslag;
- Reiskostenvergoeding of vergoeding OV;
- Goede pensioenregeling;
- Extra-urenregeling: uitbetaling in salaris of tijd voor tijd;
- Intensieve en persoonlijke begeleiding;
- Desgewenst deelname aan een persoonlijk coaching traject.
Wat breng je mee?
- Je hebt een relevante afgeronde studie op mbo-niveau.
- Je hebt > 5 jaar ervaring als Managementassistent
- Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal zowel in woord als geschrift.
- Je hebt een uitstekende beheersing van het Office-pakket (met name Outlook, Word, Excel, Powerpoint en teams) en hebt aantoonbare ervaring met digitale personeelsinformatiesystemen (YouForce is een pré).
- Je vindt service, klantgerichtheid en ontzorgen belangrijk en bent pas tevreden als jouw inspanningen hebben gezorgd voor meer efficiëntie en effectiviteit.
- Je bent een verbinder, werkt graag samen met anderen in een hectische omgeving waar elke dag anders is en draagt daarbij graag zorg voor een goede sfeer op de afdeling.
- Je bent proactief, dit toon je door actie te ondernemen zonder dat andere mensen je daartoe aanzetten.
Aanwezigheid op kantoor is gewenst op dinsdag en donderdag. Daarnaast is hybride werken, in overleg, zeker mogelijk.
We zijn op zoek naar een duizendpoot die snel inzetbaar is.
Angela helpt je graag.
Zo verloopt een succesvolle sollicitatie:
Sollicitatie
Als je op een interessante vacature reageert, nodigt de betreffende consultant je binnen enkele dagen uit voor een vrijblijvende kennismaking.
Analyse
Samen met de consultant onderzoek je of jouw profiel goed aansluit bij de functie. Ook breng je in kaart of de organisatie en jouw ambities goed met elkaar matchen.
Introductie
Als de match van beide kanten klopt, start je binnen 2 weken met de eerste sollicitatieronde bij je potentiële nieuwe werkgever.
Vervolggesprek(ken)
Afhankelijk van de procedure nodigt de consultant je namens de organisatie uit voor de volgende gespreksronde(s) en eventueel een assessment.
Aanbod
Bij een geslaagde match ontvang je een aantrekkelijk aanbod. Wij geven je graag advies over een realistische invulling van de arbeidsvoorwaarden.
Veelgestelde vragen over onze vacatures
Via YER kom je in contact met inspirerende organisaties door heel Nederland en daarbuiten. Staat jouw vraag er niet tussen? Neem dan contact op met ons team.
Voor kandidaten zijn er verschillende contractvormen mogelijk. Ben je een starter dan geeft een YER-traineeship je de mogelijkheid om kennis te maken met interessante werkgevers. Met een detacheringscontract van YER ben je als professional op tijdelijke basis verbonden aan een opdrachtgever. In beide gevallen kun je na afloop van je YER-contract in dienst treden bij de werkgever. Ben je een ervaren specialist, manager of directielid dan brengen onze consultants je direct in contact met interessante organisaties. Afhankelijk van de vacature krijg je een tijdelijk of vast contract, of je gaat aan de slag als interimmer.
Onze consultantteams zijn gespecialiseerd in een veelheid aan branches en vakgebieden. Wil je weten welke vacatures of carrièremogelijkheden wij voor jouw specialisme bieden, neem dan contact op voor een oriënterend gesprek.
In welke carrièrefase je ook zit, wij begeleiden je bij iedere stap en verbinden je aan vooraanstaande werkgevers door heel Nederland. Met onze uitgebreide netwerk, focus op ontwikkeling en persoonlijke begeleiden wij kandidaten bij het waarmaken van hun ambities. Meer weten? Ontdek wat wij voor jou als kandidaat kunnen betekenen.
Wij verzamelen je persoonsgegevens vanaf het moment dat je ze invult of achterlaat op onze website, of je op andere wijze aanmeldt of wordt aangemeld om gebruik te maken van onze dienstverlening. De gegevens die via het gebruik van deze website worden verzameld, zullen alleen worden verwerkt en bijgehouden, zoals beschreven in onze Privacy Statement. Wij zetten ons in voor de bescherming van je privacy en de veiligheid van je gegevens, en respecteren alle wet- en regelgeving inzake privacy.
Ook interessant...
Via YER kom jij in contact met inspirerende vacatures. Je kijkt bij allerlei werkgevers in de keuken en verbreedt je horizon. Ons netwerk aan opdrachtgevers is groot en groeit iedere dag.