Management Assistant - ASML Netherlands B.V.
Management Assistant - ASML Netherlands B.V.
Solliciteer direct op deze vacature
Samenvatting
Geplaatst in:Over deze vacature
Zoek jij, als ervaren Management Assistant, een écht uitdagende functie?
Hoofdtaken:
- Voert operationele ondersteunende activiteiten uit voor senior management.
- Handelt proactief op alle reguliere verzoeken en handelt hiernaar, gebruikmakend van bestaande systemen en protocollen om ondersteuning te bieden aan het senior management of interne klanten.
- Werkt binnen gestandaardiseerde praktijken en procedures, algemene werkvoorschriften en beperkte supervisie van voortgang en resultaten.
- Stelt prioriteiten voor en handelt, na afstemming met senior assistent collega’s of manager, waardoor het senior management kan doen waar zij goed in zijn.
Verantwoordelijkheden:
- Agenda- en E-mailbeheer: Plant vergaderingen in de agenda van (senior) managers. Boekt kamers en faciliteert en volgt de aanwezigheid bij vergaderingen in een complexer intern stakeholderveld.
- Screenen van mailboxen van (senior) managers op acties en afstemming met (senior) manager.
- Reis- en Onkostenbeheer :Coördineert, initieert en vraagt tijdig reizen aan, inclusief vluchten, hotels, vervoer en visa, met end-to-end procesverantwoordelijkheid. Heeft frequente afstemming met stakeholders en lokale contactpersonen (intern en extern) om de reisagenda te regelen. Hierbij stemt de assistent af met het reisbureau, andere partijen en houdt rekening met kosten en operationele efficiëntie.
- Projectmanagementondersteuning: Neemt deel aan of co-leidt toegewezen projecten. Assisteert bij verschillende afdeling gerelateerde projecten in planning, voorbereiding en opvolging van het project.
- Communicatie: Verstuurt aankondigingen en communicatie (bijv. over nieuwe medewerkers en wijzigingen reactief).
- Delen van informatie met het assistententeam. Neemt de rol van ambassadeur op zich namens MSO.
- Fungeert als eerste aanspreekpunt voor vragen en verzoeken van interne en externe partijen aan toegewezen managers of afdeling. Onderhoudt contact met verschillende stakeholders in het bedrijf, evenals bezoekers, klanten en/of leveranciers/externe relaties.
- Bezoekersbeheer: Zorgt voor uitnodigingen en ontvangen van bezoekers.
- Afstemming met andere betrokken partijen (bijv. servicedesk, catering en anderen) en fungeert als hoofdcontactpersoon.
- Evenementenbeheer: Neemt deel aan de organisatie van afdelingsbijeenkomsten, inclusief de organisatie van evenementen van de manager, zoals offsites.
- Afstemming met relevante interne en externe stakeholders (bijv. HR, communicatie, leveranciers, gastsprekers) met betrekking tot beschikbaarheid, IT, presentaties, reizen.
- Vergaderbeheer: Bereidt vergaderagenda’s voor, faciliteert vergaderingen door notulen te maken, tijdbeheer en opvolging van acties en beslissingen (bijv. sprekers regelen, catering indien nodig).
- Bereidt en voert de jaarlijkse heartbeat uit in samenwerking met manager en assistent collega’s.
- Verantwoordelijk voor het regelmatig maken van agenda analyses met betrekking tot tijdsbesteding, signaleert verbeteringsmogelijkheden en stemt af met senior management.
- Afstemming met IT-ondersteuning namens de manager indien nodig.
- Stakeholdermanagement: Anticipeert zelfstandig op en voldoet aan de behoeften van de klant. Balanceert de belangen van meerdere stakeholders. Heeft een goed begrip van interne en externe vereisten, verwachtingen en behoeften. Werkt nauw samen met meerdere interne stakeholders om de sectorale prestaties en samenwerking te verbeteren. Volgt op met stakeholders om ervoor te zorgen dat team/persoonlijke gerelateerde problemen worden opgelost door signalering, monitoring en rapportage over teamdynamiek, teammoraal en medewerkerstevredenheid, gebaseerd op eigen observaties en mensenkennis.
ASML, een succesvolle Nederlandse hightech onderneming, produceert complexe lithografie machines die chipproducenten inzetten voor de productie van IC’s. ASML loopt voorop in de technologie en levert systemen aan alle toonaangevende chipfabrikanten over de hele wereld. De medewerkers van ASML behoren tot de creatiefste denkers in de natuurkunde, wiskunde, scheikunde, werktuigbouwkunde en software. Zij werken dagelijks samen in hechte multidisciplinaire teams waarin men naar elkaar luistert, van elkaar leert en onderling ideeën uitwisselt. Het is de ideale omgeving voor professionele ontwikkeling en persoonlijke groei.
Het hoofdkantoor van ASML is in Veldhoven.
Je ontvangt een contract van YER en wordt gedetacheerd bij ASML. Wij bieden:
- Goede secundaire arbeidsvoorwaarden
- Uitdagende opdrachten
- Uitstekende begeleiding van je consultant en de backoffice van YER
- Ontwikkelingsmogelijkheden, inclusief het YER Talent Development Programme met een persoonlijke coach
- Intensieve ondersteuning voor internationale kandidaten (inclusief Nederlandse lessen, hulp bij belastingaangifte en huisvesting)
- Samenwerkingsgericht en resultaat- en relatiegericht
- Vriendelijke sfeer en open cultuur
- Evenementen en masterclasses met interessante sprekers en aantrekkelijke bedrijven
Opleiding en ervaring
- Relevante mbo- of hbo-opleiding
Vaardigheden
- Goede communicatieve vaardigheden. Vloeiend in zowel gesproken als geschreven Engels, Nederlands is een pre.
- Ervaring met complex stakeholdermanagement, bij voorkeur in een internationale werkomgeving.
- Ervaring met complex internationaal agendabeheer, goede kennis van het Office 365-pakket en het faciliteren van hybride vergaderingen en evenementen.
Angela helpt je graag.
Zo verloopt een succesvolle sollicitatie:
Sollicitatie
Als je op een interessante vacature reageert, nodigt de betreffende consultant je binnen enkele dagen uit voor een vrijblijvende kennismaking.
Analyse
Samen met de consultant onderzoek je of jouw profiel goed aansluit bij de functie. Ook breng je in kaart of de organisatie en jouw ambities goed met elkaar matchen.
Introductie
Als de match van beide kanten klopt, start je binnen 2 weken met de eerste sollicitatieronde bij je potentiële nieuwe werkgever.
Vervolggesprek(ken)
Afhankelijk van de procedure nodigt de consultant je namens de organisatie uit voor de volgende gespreksronde(s) en eventueel een assessment.
Aanbod
Bij een geslaagde match ontvang je een aantrekkelijk aanbod. Wij geven je graag advies over een realistische invulling van de arbeidsvoorwaarden.
Veelgestelde vragen over onze vacatures
Via YER kom je in contact met inspirerende organisaties door heel Nederland en daarbuiten. Staat jouw vraag er niet tussen? Neem dan contact op met ons team.
Voor kandidaten zijn er verschillende contractvormen mogelijk. Ben je een starter dan geeft een YER-traineeship je de mogelijkheid om kennis te maken met interessante werkgevers. Met een detacheringscontract van YER ben je als professional op tijdelijke basis verbonden aan een opdrachtgever. In beide gevallen kun je na afloop van je YER-contract in dienst treden bij de werkgever. Ben je een ervaren specialist, manager of directielid dan brengen onze consultants je direct in contact met interessante organisaties. Afhankelijk van de vacature krijg je een tijdelijk of vast contract, of je gaat aan de slag als interimmer.
Onze consultantteams zijn gespecialiseerd in een veelheid aan branches en vakgebieden. Wil je weten welke vacatures of carrièremogelijkheden wij voor jouw specialisme bieden, neem dan contact op voor een oriënterend gesprek.
In welke carrièrefase je ook zit, wij begeleiden je bij iedere stap en verbinden je aan vooraanstaande werkgevers door heel Nederland. Met onze uitgebreide netwerk, focus op ontwikkeling en persoonlijke begeleiden wij kandidaten bij het waarmaken van hun ambities. Meer weten? Ontdek wat wij voor jou als kandidaat kunnen betekenen.
Wij verzamelen je persoonsgegevens vanaf het moment dat je ze invult of achterlaat op onze website, of je op andere wijze aanmeldt of wordt aangemeld om gebruik te maken van onze dienstverlening. De gegevens die via het gebruik van deze website worden verzameld, zullen alleen worden verwerkt en bijgehouden, zoals beschreven in onze Privacy Statement. Wij zetten ons in voor de bescherming van je privacy en de veiligheid van je gegevens, en respecteren alle wet- en regelgeving inzake privacy.
Ook interessant...
Via YER kom jij in contact met inspirerende vacatures. Je kijkt bij allerlei werkgevers in de keuken en verbreedt je horizon. Ons netwerk aan opdrachtgevers is groot en groeit iedere dag.