1. Mailadres: professioneel, zakelijk, betrouwbaar
Laten we eerst beginnen bij je mailadres. Zorg voor een professioneel overkomend mailadres om niet in de spambox terecht te komen én om een zakelijke eerste indruk te maken. Vermijd bijnamen, cijfers of ongepaste woorden en gebruik bij voorkeur je volledige naam. Kies een betrouwbare mailprovider die een professionele uitstraling heeft. Gmail, Outlook en iCloud zijn goede keuzes. Hotmail en Yahoo zijn af te raden.
Professioneel:
anne.devries@gmail.com
Niet professioneel:
ikbentegek123@hotmail.com
2. Onderwerpregel: direct, duidelijk, makkelijk te vinden met de zoekfunctie
Het eerste wat de ontvanger ziet en wat bepaalt of je mail wordt geopend is de onderwerpregel. Je wilt dat de recruiter meteen ziet dat je relevant bent voor de functie waarvoor je solliciteert. Vaak gebruiken recruiters ook de zoekfunctie in hun mailapp om alle sollicitatiemails in hun inbox in één keer te vinden. Zorg daarom dat de functietitel en jouw naam in de onderwerpregel staan zodat je mail makkelijk te vinden is.
Voorbeeld 1:
Sollicitatie voor Logistic Engineer - Anne de Vries
Voorbeeld 2:
CV Beleidsmedewerker Sociaal Domein – Remy Drenthe
3. Aanhef: formeel, respectvol, vriendelijk
Begin je mail met een formele opening. Probeer de naam van de vacaturehouder te achterhalen (bijvoorbeeld via de bedrijfswebsite). De combinatie van een formele groet plus achternaam zorgt voor een mooie balans tussen professioneel en toch persoonlijk. Als je de naam van de vacaturehouder niet kunt vinden, gebruik je als opening ‘Geachte mevrouw/heer’ (of heer/mevrouw).
Voorbeeld 1:
Geachte mevrouw Smit,
Voorbeeld 2:
Beste Robin,
4. Intro: persoonlijk, intrigerend, overtuigend
Nu ga je jezelf voorstellen aan de recruiter. Je wilt duidelijk vertellen dat je voor een bepaalde rol aan het solliciteren bent, maar je wilt ook dat de ontvanger een reden ziet om door te lezen in je mail. Vanuit verschillende bronnen weten we dat mensen vooral op basis van emoties een beslissing nemen [1][2]. Daarom wil je in de intro laten zien wat je persoonlijke motivatie is om voor deze baan te solliciteren. Zo spreek je de lezer op emotioneel vlak aan, toon je je ambitie en laat je zien wie je bent.
Voorbeeld 1:
Als gedreven volger van IT-innovatie, ben ik geïnteresseerd in de voor cyberspecialist bij Thales. Ik weet zeker dat mijn kennis en passie een waardevolle toevoeging aan uw team zullen zijn.
Voorbeeld 2:
Ik wil graag solliciteren naar de positie voor jeugdconsulent bij Gemeente Haarlem waar ik mijn communicatievaardigheden, verantwoordelijkheidsgevoel en vooral empathie wil inzetten voor het verbeteren van mijn gemeenschap.
5. De tweede alinea: praktisch, feitelijk, makkelijk te scannen
Verwijs naar de bijlagen, zoals je cv en motivatiebrief. Benadruk kort je belangrijkste kwalificaties. Maak het duidelijk voor de lezer dat je aan de functie-eisen voldoet door de belangrijkste trefwoorden van de functie te benoemen. Denk bijvoorbeeld aan software die je moet beheren voor de functie, opleidingen die je hebt gevolgd, je werkervaring en je vaardigheden.
Voorbeeld 1:
In de bijlagen vindt u mijn cv en motivatiebrief. Daar ziet u dat ik een MSc in Werktuigbouwkunde heb en dat ik ervaring heb opgedaan met CAD-software zoals SolidWorks en AutoCAD tijdens mijn traineeship bij YER.
Voorbeeld 2:
In de bijlagen vindt u mijn cv en motivatiebrief. Hierin leest u over mijn opleiding Informatica bij de Universiteit van Amsterdam en mijn ervaring met Java en Python, die ik verder heb ontwikkeld tijdens mijn traineeship bij YER.
6. De laatste alinea: professioneel, kort, positief
Sluit je sollicitatiemail af door de lezer te bedanken en te zeggen dat je uitkijkt naar een persoonlijk sollicitatiegesprek. Hou het simpel. Het hoeft niet lang te zijn.
Voorbeeld 1:
Dank voor uw overweging. Ik kijk ernaar uit om mijn interesse in de functie verder toe te lichten in een persoonlijk gesprek.
Voorbeeld 2:
Ik ben enthousiast over de mogelijkheid om mijn achtergrond en ideeën met u te delen tijdens een interview. Dank u wel voor uw tijd en overweging.
7. Afsluiting en handtekening: zelfverzekerd, formeel, vriendelijk
Beëindig je mail met een vriendelijke en formele afsluiting en zet daarna een handtekening met je contactgegevens, zodat het voor de ontvanger makkelijker wordt om jou te bereiken. Net als je mailadres, is het belangrijk dat ook de handtekening onder je mail professioneel overkomt.
Voorbeeld 1:
Met vriendelijke groeten,
Daan Jansen
[Straatnaam + huisnummer]
[Postcode + stad]
[Telefoonnummer]
[E-mailadres]
[Link naar website, portfolio of LinkedIn-profiel]
Voorbeeld 2:
Hartelijke groeten,
Emma Visser
[Straatnaam + huisnummer]
[Postcode + stad]
[Telefoonnummer]
[E-mailadres]
[Link naar website, portfolio of LinkedIn-profiel]
Met een goed geschreven begeleidende mail bij je sollicitatie maak je een solide, professionele eerste indruk en zorg je ervoor dat je op het ‘goede stapeltje’ terechtkomt. Neem de tijd, wees jezelf en laat je ambitie en professionaliteit stralen. Iedereen maakt foutjes, dus vergeet niet je mail te proeflezen en de bestanden bij te voegen voordat je hem verzendt.
Zorg ervoor dat je sollicitatiemail foutloos is door deze zorgvuldig te proeflezen. Grammaticale fouten en spelfouten kunnen een negatieve indruk achterlaten en afbreuk doen aan je professionaliteit. Vraag eventueel een vriend of familielid om je mail te lezen en feedback te geven voordat je deze verzendt. Een foutloze en goed gestructureerde mail toont dat je aandacht besteedt aan details en serieus bent over de sollicitatie.
Om je verder te helpen, hebben we hieronder drie voorbeelden van complete sollicitatiemails en een sjabloon toegevoegd. Zo heb je alles in huis om de perfecte mail te schrijven en een stap dichter bij je droombaan te komen. Met jouw talenten en ambitie kom je verder in je carrière. Veel succes!
